Avant qu'une œuvre ne soit vendue ou transportée, elle doit être soigneusement examinée pour des raisons d'assurances. Dans ce sens, un constat d'état doit être établi.
Ce constat d'état est un document qui analyse précisément les différentes couches picturales qui composent l'œuvre (avec ou sans cadre, verre de protection...).
Pour cet examen, sont utilisés la lampe à ultraviolets, le microscope et divers moyens d'analyses mécaniques et scientifiques.

Chaque strate doit être soigneusement analysée et annotée dans ce document :

• Support : métal, bois, papier ou autre.


• Préparation : couches trouvées entre le support et la couche picturale de différentes couleurs (blanc, marron, rouge ou autre).


• Couche picturale : huile, gouache, acrylique, tempera, peinture à l'eau ou autre.


• Couche de vernis : résine naturelle ou synthétique.


• Châssis ; cadre ; verre de protection.


• Autres éléments : attaches, clous, fils de différents matériaux, etc.

Ce document permet de vérifier l'état de l'œuvre lors de sa livraison ou de sa restitution. En vérifiant ce document les dégâts survenus pendant le transport seront précisés et approuvés par l'assurance. Des conseils pour l'emballage et le transport sont aussi à prévoir .
Une fois ce document dûment signé et approuvé, la peinture ou l'objet peut être transporté, vendu ou loué pour une exposition.